業務の効率化やコスト削減を図るため、多くのオフィスや事業所で利用されているのが複数の機能を兼ね備えた複合機である。従来、印刷やコピー、スキャニング、ファクスなどは個別の機器で行っていたが、それらの作業を１台でまかなうことができるため省スペース化や電力消費の削減が現実となった。それだけでなく、導入コストや維持費についても管理しやすい点が評価されている。国内外の中小企業、大規模事業所、教育施設など多様な場所で導入が進み、現場ごとの作業スタイルに応じて役立てられている。このような複合機の導入にあたり、初期費用やメンテナンスコストなどの理由から購入ではなくリースを選択する企業が増えている。

リース契約とは、一定期間利用することを前提に、複合機を含む事務機器を専門業者から貸し出してもらう仕組みであり、その期間中は機器所有者はリース会社であるため、資産計上や減価償却を意識する必要がなく、経費計上が可能となる利点がある。特に、頻繁なモデルチェンジや技術進歩があり、長期間の利用で陳腐化のリスクがある機器に対し、この方式が適しているといえる。リース契約の最大の特徴は、月ごとに一定のリース料（月額）を支払い続けることで、最新の高性能機器を安定して活用できる点である。導入に際して高額な初期資金を必要とせず、資金繰りの負担が軽減されるため、経営の安定を重視する中小企業には特に支持が高い。また、一般的にリース料の中には定期的な保守点検や故障時の修理費が含まれている場合が多いため、管理の手間とコストの両方を抑えることにつながる。

月額料金の内訳としては、本体価格を契約期間の月数で割った基本料金に加え、カウンター方式による印刷枚数ごとの従量課金が組み合わされることが一般的だ。カウンター課金は、モノクロとカラー印刷の単価がそれぞれ設定されており、利用枚数が多いほど月額料金も高くなる仕組みである。逆に、利用が少ない場合は月額費用を抑えやすいというメリットもあり、事業の実態に応じた選択が可能である。こうした契約形態で注意すべき点として、契約期間中の解約には所定の違約金が発生する点が挙げられる。定められた期間の満了前に解約する場合、残存期間のリース料を一括清算しなければならないケースが大半であるため、契約前に必要な期間や将来の事業計画を十分に検討することが必要である。

また、リース契約の満了後、機器の返却や機種の入れ替え、新たな契約更新など次の方針を早めに立てておくことが重要となる。運用中には定期的なメンテナンスやトラブル時のサポートをリース会社が行うため、万が一故障が発生した際にも業務への影響を最小限に抑えることができる。複合機の機能性の面では、多様なニーズに応える進化が続いている。大量の書類を高速で印刷したり、スキャンしたデータを直接ネットワーク上のフォルダやクラウドサービスに自動転送したりできる機種も増加している。セキュリティ面でも、ICカードや暗証番号を使ったユーザー認証機能、印刷ジョブの暗号化、一時保存データの自動消去機能など、機密情報保護に配慮した仕様が一般化した。

加えて、クラウド連携やリモート操作への対応が進み、異なる部門や拠点ともスムーズに情報を共有する基盤として活用されている。同様に、消耗品や部品交換の効率化も進められており、トナーやインク、給紙トレイの容量拡大などがユーザーにとっての使いやすさを高めている。これらの維持管理面はリース契約の内容に大きく関係しており、多くの場合リース料（月額）の中にトナーや部品の定期交換、保守作業が含まれている。突発的な故障への対応はもちろんのこと、予防保守によって安定稼働を支える仕組みが評価されている。今後も印刷、コピー、スキャン、ファクスなどの基本機能だけでなく、ペーパーレス化や業務プロセスの自動化といった付加価値機能の拡充が見込まれ、柔軟なリース契約とそれに基づく月額負担のバランスが企業毎に選択の分かれ道となる。

複合機の導入や見直しを検討する際には、現在の業務量や将来の成長計画、情報セキュリティの水準など複数の視点から、最適な月額のリースプランを比較検討し、無理や無駄のない運用体制を整える姿勢が求められる。複合機は印刷、コピー、スキャニング、ファクスといった複数の業務を1台でこなすことができ、従来の個別機器による運用と比べ、スペースや電力消費の削減、コスト管理の容易さなど多くの利点から幅広い現場で導入が進んでいます。近年では、こうした複合機の導入手段としてリース契約を選ぶ企業が増加しています。リース契約は初期費用が不要で、機器の陳腐化リスクや資産計上の手間が省ける点が評価されています。月額リース料には本体代や保守費用が含まれる場合が多く、印刷枚数に応じた従量課金制を組み合わせることで、利用実態に応じた柔軟なコスト管理が可能です。

一方、契約期間中の中途解約には違約金が発生するなど注意点もあり、導入前には十分な検討が必要です。近年の複合機は高速印刷やクラウド連携、厳格なセキュリティ機能など一層の高機能化が進み、部品や消耗品の交換も効率化されています。リース契約ではトナーや部品の定期交換、トラブル時のサポートも含めて業務の安定動作が支えられています。今後はペーパーレス化や自動化機能の充実が期待される中、各企業が自社の業務量や成長計画、セキュリティ要件を踏まえて最適なリースプランを選定し、効率的な運用体制を築くことが重要となっています。